REGULAMIN SERWISU OKAYCRM.COM ORAZ APLIKACJI OKAY CRM
§ 1. Postanowienia wstępne
1. Niniejszy regulamin określa warunki świadczenia drogą elektroniczną usługi zapewnienia dostępu do aplikacji Okay CRM w modelu software as a service oraz zawierania umów o korzystanie z niej.
2. Operatorem Serwisu i Aplikacji jest Jakub Ciamaga prowadzący działalność gospodarczą pod firmą ITkreo Jakub Ciamaga, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP: 6612206517, główne miejsce wykonywania pod adresem: ul. Obornicka, nr 29, lok. 71, 02-757 Warszawa.
3. Umowy za pośrednictwem Serwisu mogą zawierać wyłącznie przedsiębiorcy – osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne posiadające zdolność prawną, za które działają osoby fizyczne uprawnione według przepisów prawa do ich reprezentacji.
4. Poniższe pojęcia użyte w dalszej części dokumentu rozumie się w sposób następujący:
i. Aplikacja – aplikacja internetowa klasy CRM (customer relationship management) pod nazwą Okay CRM;
ii. Regulamin – niniejszy dokument;
iii. Klient – podmiot zawierający umowę z Operatorem o korzystanie z Aplikacji;
iv. Konto – prowadzony dla Użytkownika przez Operatora pod unikalną nazwą (login) zbiór zasobów Aplikacji, w którym gromadzone są dane Użytkownika oraz informacje o jego działaniach w ramach Aplikacji;
v. Konto Administracyjne – Konto Użytkownika będącego Klientem lub jego reprezentantem, uprawnionym do zawierania umów z Operatorem oraz zarządzania innymi Użytkownikami przypisanymi do danego Klienta;
vi. Użytkownik – osoba fizyczna posiadająca konto w Aplikacji, korzystająca z niej na podstawie umowy Klienta z Operatorem; Użytkownikiem jest także Klient, jeśli jest osobą fizyczną, a także reprezentant Klienta – jeśli ten jest osobą prawną;
vii. Operator – Jakub Ciamaga prowadzący działalność gospodarcza pod firmą ITkreo Jakub Ciamaga;
viii. Serwis – strona internetowa dostępna pod adresem https://okaycrm.com/;
ix. Strona – Klient lub Operator, a w liczbie mnogiej – Klient oraz Operator;
x. Cennik – dostępny pod adresem https://okaycrm.com/cennik/ spis możliwych wariantów cenowych i produktowych, w jakich oferowany jest dostęp do Aplikacji;
xi. Umowa – umowa zawierana pomiędzy Klientem a Operatorem o korzystanie z Aplikacji;
xii. Przedsiębiorca-Konsument – Klient będący osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, który zawiera Umowę w celu bezpośrednio związanym z prowadzoną przez siebie działalnością, która to Umowa nie ma dla niego charakteru zawodowego.
5. Z Operatorem mogą się Państwo skontaktować za pośrednictwem następujących danych:
i. adres korespondencyjny: ul. Obornicka 29/ 71, 02-953 Warszawa;
ii. adres e-mail: info@okaycrm.com;
iii. numer telefonu: 22 205 07 66 (czynny od 10 do 15 w dni robocze).
6. Akceptując Regulamin Klient potwierdza, że zapoznał się ze stanem Aplikacji oraz jej funkcjonalnościami prezentowanymi przez Operatora za pośrednictwem Serwisu i że nie wnosi do nich zastrzeżeń. Operator zachowuje prawo do aktualizowania, zmiany, wycofywania, dodawania nowych funkcjonalności Aplikacji lub ograniczenia dostępu do dowolnych z nich, bez szkody dla aktualnych Klientów i Użytkowników, chyba że pogorszenie sytuacji aktualnych Użytkowników podyktowane jest koniecznością zapewnienia zgodności z przepisami prawa.
§ 2. Wymogi techniczne i bezpieczeństwo
1. Korzystanie z Serwisu oraz Aplikacji wymaga posiadania urządzenia komputerowego (np. komputera stacjonarnego, smartfona, laptopa lub tabletu) z dostępem do sieci Internet, wyposażonego w przeglądarkę internetową Internet Explorer w wersji 9.0 lub wyższej, Firefox w wersji 3.1 lub wyższej, Chrome w wersji 4.0 lub wyższej, Opera w wersji 10.5 lub wyższej lub Safari w wersji 3.1 lub wyższej.
2. Korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się ze specyficznymi zagrożeniami, takimi jak:
i. próby nielegalnego pozyskania danych Klienta lub wyłudzenia od niego pieniędzy poprzez podszywanie się pod Operatora,
ii. nieautoryzowane przechwytywanie komunikacji pomiędzy Klientem a Operatorem,
iii. nieautoryzowany dostęp do Konta przez osobę trzecią i uzyskanie nieuprawnionego dostępu do jego zawartości.
3. Aby zminimalizować ryzyko wystąpienia zdarzeń, o których mowa w ust. 2 lub możliwie zneutralizować skutki ich wystąpienia, Operator stosuje szereg zabezpieczeń, a w szczególności:
i. certyfikat SSL, który zapewnia szyfrowanie komunikacji pomiędzy Klientem a Operatorem za pośrednictwem Serwisu, a także umożliwia Klientowi weryfikację tożsamości Operatora;
ii. systemowe wymuszanie na Użytkownikach stosowania odpowiednio silnych haseł;
iii. czasowe blokowanie Użytkownikowi dostępu do Aplikacji na skutek trzykrotnego błędnego logowania;
iv. fizyczne oraz logiczne zabezpieczenie infrastruktury serwerowej, w oparciu o którą działa Aplikacja oraz Serwis;
v. wykonywanie kopii zapasowych danych znajdujących się w Aplikacji.
4. Środki bezpieczeństwa wskazane w ust. 3 mają charakter informacyjny, a ich wskazanie nie stanowi zobowiązania do ich stosowania względem Klientów oraz Użytkowników.
5. Aby zwiększyć swój poziom bezpieczeństwa Klient oraz Użytkownicy powinni w szczególności:
i. uważnie weryfikować, czy na pewno znajdują się on w Serwisie lub interfejsie Aplikacji (weryfikując adres wpisany w przeglądarce pod kątem literówek oraz zwracając uwagę na zielony symbol kłódki w pasku adresu strony), a nie na stronie będącej ich imitacją,
ii. korzystać wyłącznie ze sprzętu komputerowego zabezpieczonego programem antywirusowym oraz tzw. firewallem,
iii. stosować się do innych zasad bezpieczeństwa oraz ochrony danych osobowych, jeżeli takowe zostały ustanowione w przedsiębiorstwie Klienta.
6. Zabrania się Użytkownikom korzystania z jednego Konta przez więcej niż jedną osobę. Klient zobowiązany jest przedsięwziąć odpowiednie środki, aby zapobiec takim naruszeniom powyższego zakazu przez podległych mu Użytkowników.
7. Klientowi zabrania się dostarczania do Serwisu oraz Aplikacji treści o charakterze bezprawnym oraz dokonywania działań prowadzących do zakłócenia funkcjonowania Serwisu oraz Aplikacji.
8. Klient ponosi względem Operatora odpowiedzialność za działania Użytkowników, jak za działania własne.
9. Osoba fizyczna, która reprezentuje Klienta przy zawieraniu umowy z Operatorem, zobowiązana jest legitymować się stosownym upoważnieniem do zaciągania zobowiązań w imieniu Klienta wynikającym z ustawy bądź udzielonym przez uprawniony organ Klienta.
10. Klientowi zabrania się wprowadzania do Aplikacji danych osobowych, w tym zakładania Kont Użytkowników przed dokonaniem akceptacji Regulaminu Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.
§ 3. Okres Testowy
1. Klientowi jednokrotnie przysługuje prawo do zawarcia Umowy o bezpłatne korzystanie z Aplikacji przez okres 30 dni (dalej: Okres Testowy).
2. W przypadku zakończenia okresu testowego, o którym mowa w ust. 1, dane wprowadzone przez Klienta utrzymywane są w Aplikacji przez okres 30 dni, po czym następuje ich usunięcie, chyba że Klient zażąda ich niezwłocznego usunięcia, z zastrzeżeniem danych, które Operator ze względów prawnie usprawiedliwionych może lub zobowiązany jest przechowywać dalej. Dane nie są usuwane, jeśli Klient w tym terminie zawrze Umowę o odpłatne korzystanie z Aplikacji.
§ 4. Zawarcie odpłatnej Umowy o korzystanie z Aplikacji
1. Poza okresem testowym, o którym mowa w § 3, korzystanie z Aplikacji jest dla odpłatne.
2. Umowa o odpłatne korzystanie z Aplikacji zawierana jest za pośrednictwem Serwisu lub w inny sposób, jeżeli Strony tak postanowiły. Do Umowy zawartej w sposób inny, niż za pośrednictwem Serwisu, stosuje się postanowienia Regulaminu, w zakresie nieuregulowanym przez treść takiej Umowy.
3. Zawarcie Umowy o korzystanie z Aplikacji następuje poprzez wybór wariantu spośród określonych w Cenniku i określenie liczby Kont Użytkowników.
4. Dostęp do Aplikacji aktywowany jest po uiszczeniu pełnej płatności.
5. Klient może dokonać płatności za usługę za pomocą usługi Dotpay dostarczanej przez Przelewy24 dostarczana przez PayPro S.A. (ul. Kanclerska 15, 60-327 Poznań), umożliwiającą m.in. płatności szybkimi przelewami, kartami płatniczymi oraz BLIK.
6. Umowa o odpłatne korzystanie z Aplikacji zawierana jest na okres jednego roku lub na czas nieokreślony.
7. W przypadku Umowy na czas nieokreślony, płatności uiszczane są przez Klienta z góry za dany okres rozliczeniowy tj. w chwili zawarcia umowy o korzystanie z Aplikacji w przypadku pierwszej płatności, zaś w przypadku dalszych płatności – najpóźniej w ostatnim dniu przed rozpoczęciem następnego okresu rozliczeniowego.
8. W przypadku umowy zawartej na czas nieokreślony, płatność dokonywana jest z góry za każdy kolejny miesiąc. W przypadku braku terminowej płatności (lub niezapewnienia środków na karcie płatniczej w ostatnim dniu przed końcem okresu rozliczeniowego), Operator ma prawo zawiesić Klientowi dostęp do Aplikacji, uniemożliwiając mu korzystanie z całości lub części jej funkcji. W trakcie zawieszenia dostępu do Aplikacji, Operator utrzymuje dane wprowadzone przez użytkownika w Aplikacji i rezerwuje zasoby informatyczne do świadczenia usługi. Zawieszenie usługi nie ma wpływu na obowiązek uiszczania płatności za okres zawieszenia.
9. W trakcie trwania Umowy, Klient może zawierać kolejne Umowy dotyczące powiększenia liczby dostępnych Kont Użytkowników, jak również zmniejszać liczbę Kont Użytkowników, które to zmiany wchodzą w życie w dniu następującym po ostatnim dniu okresu, za który Klient opłacił opłatę za dane Konto.
§ 5. Rozpatrywanie reklamacji
1. Reklamacje z tytułu niezgodności usług świadczonych przez Operatora z umową, należy składać na adres e-mail lub adres korespondencyjny wskazane w § 1 ust. 5
2. Operator zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w terminie 14 dni od jej otrzymania, zaś gdyby w przypadkach szczególnie uzasadnionych okazało się to niemożliwe – do poinformowania w tym terminie Klienta o przyczynach tego stanu rzeczy i o ostatecznym terminie rozpatrzenia reklamacji.
3. W reklamacji należy podać dane Klienta umożliwiające realizację reklamacji, opis niezgodności usługi z umową, a także informację o żądaniu reklamacyjnym.
4. Z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w Regulaminie, Klientowi przysługuje prawo do sądowego dochodzenia roszczeń podnoszonych w reklamacji w zakresie, w jakim nie zostały one uwzględnione przez Operatora.
§ 6. Cennik
1. Szczegółowe informacje dotyczące składowych Aplikacji, dostępnych wariantów produktowych oraz cen, zawarte są w Cenniku.
2. Do zmiany Cennika, stosuje się odpowiednio postanowienia dotyczące zmiany Regulaminu.
§ 7. Rozwiązanie Umowy
1. Każda ze Stron może wypowiedzieć umowę o korzystanie z Aplikacji z miesięcznym terminem wypowiedzenia, ze skutkiem na ostatni dzień okresu, za jaki Klient uiścił opłatę za korzystanie z Aplikacji.
2. Operator może wypowiedzieć umowę o korzystanie z Aplikacji ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
i. podania przez Klienta w procesie zawierania Umowy danych niezgodnych ze stanem faktycznym
ii. wykorzystywania przez Klienta lub Użytkownika Aplikacji do celów niezgodnych z prawem lub w sposób naruszający przepisy prawa;
iii. naruszania przez Klienta lub Użytkownika warunków Regulaminu, pomimo wcześniejszego upomnienia,
iv. opóźnienia się przez Klienta w jakichkolwiek płatnościach na rzecz Operatora przez okres przekraczający 7 dni.
3. Dane wprowadzone przez Klienta utrzymywane są w Aplikacji przez okres 30 dni, po czym następuje ich usunięcie, chyba że Klient zażąda ich niezwłocznego usunięcia, z zastrzeżeniem danych, które Operator ze względów prawnie usprawiedliwionych może lub zobowiązany jest przechowywać dalej.
4. Z przyczyn, o których mowa w ust. 2, Operator może również zawiesić dostęp do Aplikacji do czasu ich ustania, co jednak nie wpływa na obowiązek uiszczania płatności za okres zawieszenia.
§ 8. Rozwiązywanie sporów
Spory powstałe w związku z umową zawartą na podstawie niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane, wedle wyboru Powoda, przez „Ultima Ratio” Pierwszy Elektroniczny Sąd Polubowny przy Stowarzyszeniu Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej w Warszawie, zgodnie z postanowieniami Regulaminu tego Sądu obowiązującego w dniu wszczęcia postępowania, lub właściwy miejscowo i rzeczowo sąd powszechny.
§ 9. Dane Osobowe
1. W odniesieniu do Klientów będących osobami fizycznymi oraz osób będących reprezentantami Klientów będących jednostkami organizacyjnymi, Administratorem ich danych osobowych jest Operator. Operator jest również administratorem danych osobowych Użytkowników w zakresie, w jakim wynika to z konieczności realizacji obowiązków prawnych. Więcej informacji na ten temat celów, zasad przetwarzania danych osobowych oraz praw osób, których dane dotyczą można znaleźć w Polityce Prywatności.
2. W odniesieniu do osób, których dane osobowe wprowadza do Aplikacji Klient (w szczególności Użytkowników, klientów, potencjalnych klientów oraz kontrahentów), administratorem danych osobowych jest Klient.
3. Dane, o których mowa w ust. 2 przetwarzane są na podstawie Regulaminu Powierzenia Przetwarzania, która dzieli los prawny Umowy. W sytuacji, gdy Klient ma zamiar powierzyć Operatorowi przetwarzanie szerszego zakresu danych lub przetwarzanie kategorii osób niewymienionych w §2 ust. 4 Regulaminu Powierzenia Przetwarzania, Klient zobowiązany jest powiadomić o tym fakcie Operatora oraz zawrzeć z Operatorem indywidualną umowę powierzenia przetwarzania danych, która zastępuje Regulamin Powierzenia Przetwarzania.
§ 10. Dostępność Aplikacji
Operator zapewnia dostępność Aplikacji w wymiarze 99% w okresie rozliczeniowym wynoszącym rok kalendarzowy, z wyłączeniem sytuacji wystąpienia przerw technicznych w dostępie do Aplikacji w związku z zaplanowanymi pracami konserwacyjnymi lub związanymi z rozwijaniem Aplikacji, o których Operator uprzedził Klienta oraz Użytkowników.
§ 11. Licencja
1. Wraz z zawarciem umowy o korzystanie z Aplikacji Operator udziela Użytkownikowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej oraz niezbywalnej Licencji na korzystanie z Aplikacji wyłącznie w zakresie postanowień Regulaminu.
2. Licencja udzielana jest na czas obowiązywania Umowy i dzieli jej los prawny.
3. Licencja udzielana jest bez ograniczeń terytorialnych.
4. Licencja nie upoważnia do udzielania dalszych licencji.
5. Licencja udzielana jest bez dodatkowego wynagrodzenia, a w ramach wynagrodzenia przewidzianego w Cenniku.
6. Licencja obejmuje korzystanie z Aplikacji wyłącznie na potrzeby przedsiębiorstwa Klienta, zlokalizowanej na infrastrukturze serwerowej Operatora.
7. Do działań, które są zabronione w ramach licencji należą:
i. dekompilowanie, zmiana lub w jakakolwiek ingerencja w Aplikację,
ii. kopiowanie Aplikacji,
iii. pozyskiwanie oraz utrwalanie kodów źródłowych Aplikacji,
iv. odpłatne lub nieodpłatne udostępnianie Aplikacji osobom spoza przedsiębiorstwa Klienta.
§ 12. Odstąpienie od umowy
1. Przedsiębiorca-Konsument, ma prawo do odstąpienia od Umowy w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia.
2. Do dotrzymania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem, za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w § 1 ust. 5. Klient może skorzystać z formularza stanowiącego załącznik do Regulaminu.
3. W przypadku odstąpienia od Umowy, umowę uważa się za niezawartą.
4. W przypadku odstąpienia od Umowy na mocy ust. 1, Operator zobowiązany jest do zwrotu Klientowi wszelkich uiszczonych płatności w terminie 14 dni od dnia odstąpienia od umowy.
5. W przypadku odstąpienia od umowy, gdy Klient zawarł odpłatną umowę o korzystanie z Aplikacji, a na jego wyraźne żądanie świadczenie rozpoczęło się przed upływem terminu do odstąpienia od umowy, jest on zobowiązany do zapłaty za okres korzystania z Aplikacji.
§ 13. Zmiana regulaminu
1. Operator może dokonać zmiany Regulaminu.
2. Regulamin może być zmieniony w następujących sytuacjach:
i. zaistnienia siły wyższej,
ii. zmiany przepisów prawa lub wydania orzeczeń sądowych bądź decyzji administracyjnej,
iii. zaistnienia istotnych zmian o charakterze biznesowym w działalności Operatora, w tym zmian w ofercie oraz w umowach z podmiotami trzecimi,
iv. dostrzeżenia w praktyce funkcjonowania Aplikacji postanowień budzących wątpliwości interpretacyjne,
v. dostrzeżenia przez nas w praktyce funkcjonowania Aplikacji postanowień stanowiących przedmiot nadużyć Klientów lub Użytkowników, polegających na wykorzystaniu uprawnień przewidzianych w Regulaminie w sposób niezgodny z zasadami współżycia społecznego.
3. Nowe brzmienie Regulaminu obowiązuje z początkiem nowego miesiąca kalendarzowego, nie wcześniej niż w terminie 21 dni od dnia powiadomienia Klientów o nowym brzmieniu Regulaminu za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz umieszczenia go w Serwisie, chyba że Operator w zawiadomieniu o zmianie Regulaminu wskazał datę późniejszą.
4. Zmiana Regulaminu nie może prowadzić do pogorszenia sytuacji Klienta, który opłacił z góry korzystanie z Aplikacji, a część opłaconego okresu miałaby przypadać na okres po wejściu w życie nowego brzmienia Regulaminu w trybie ust. 3. W zakresie, w jakim miałoby to nastąpić, do tego Klienta, aż do zakończenia uprzednio opłaconego okresu rozliczeniowego, stosuje się poprzednie brzmienie Regulaminu.
5. Użytkownik, który zawarł Umowę na czas nieokreślony, który nie zgadza się ze zmianą Regulaminu, zobowiązany jest powiadomić Operatora w terminie, o którym mowa w ust. 3 o tym, iż nie wyraża zgody na zmianę Regulaminu. Wówczas zawarta przez niego Umowa ulega rozwiązaniu z ostatnim dniem okresu, jaki został przez Klienta opłacony.
§ 14. Postanowienia końcowe
1. Odpowiedzialność Operatora względem Klienta z tytułu nienależytego wykonania Umowy jest wyłączona w najszerszym prawem dopuszczalnym zakresie,
2. Strony nie mogą przenieść praw i obowiązków wynikających z umowy. Zd. 1 nie dotyczy sytuacji, gdy prawa i obowiązki wynikające z Umowy wchodzą w skład przedsiębiorstwa, które podlega zbyciu.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem oraz Cennikiem stosuje się – przepisy prawa polskiego, w szczególności kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

WZÓR FORMULARZA ODSTĄPIENIA OD UMOWY.
(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)
– Adresat: ITkreo Jakub Ciamaga, ul. Obornicka, nr 29, lok. 71, 02-953 Warszawa

– Ja/ informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy o świadczenie następującej usługi(*)

– Data zawarcia umowy(*)/odbioru(*)

– Imię i nazwisko klienta(-ów)

– Adres klienta(-ów)

– Podpis klienta(-ów) (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej)

– Data
(*) Niepotrzebne skreślić.